Generalmente este tipo de evento se organiza con mucho tiempo de anticipación, en un salón o auditorio de gran capacidad y siguiendo una logística impecable.

Si prefieres ahorrarte dolores de cabeza en la organización de este tipo de eventos, he aquí las mejores recomendaciones para que esta tarea sea más eficiente y tu congreso resulte memorable para los participantes.

1.Elegir el equipo organizador:

Elegir el equipo organizador es sumamente importante ya que deben tener un perfil de: Responsables, puntuales, comprometidos con el evento, desinteresados, con experiencia de trabajo en equipo, no conflictivas ni habladoras, que en caso de haber problemas estén dispuestos a dar la cara.

También se debe tener claro que el equipo que es organizador está compuesto en su mayoría de veces por los siguientes responsables:

1. Ponentes
2. Tesorería
3. Logística
4. Registro
5. Patrocinios
6. Diseño y publicidad
7. Difusión
8. Documentación
9. Fiestas y eventos culturales
10. Actividades recreativas externas

2.Fechas, presidium y calendarización

Para tener claro cuales son las fechas adecuadas para el congreso debemos hacer la reservación del lugar como mínimo un año antes, para saber la disponibilidad y trabajar en base a ello, con la documentación escrita y firmada que avale la confirmación de la reserva.

Una vez que tenemos las fechas podemos empezar a pensar en las personas que se encontrarán en el presidium de inauguración. En el caso de que se invite a autoridades importantes es necesario avisar con tiempo (ya sean educativas, de gobierno, asociaciones, etc.) debido a que normalmente tienen una agenda muy apretada y sólo con suficiente tiempo de anticipación pueden asistir a la inauguración de nuestro congreso

3.Distribución del presupuesto

El dinero es uno de los puntos claves para el éxito de un congreso, así que es recomendable que los integrantes del área de tesorería tengan como mínimo gusto por las cuentas, de preferencia que tengan cierta habilidad con los números, que sean responsables, puntuales, dedicadas y con facilidad para la toma de decisiones.

4.Selección de la temática y diseño de imagen

El siguiente paso es desglosar la temática y como serán los puntos a tratar en el congreso. Una vez que ya tenemos una temática específica ya podemos definir quiénes serán los posibles candidatos a ponentes del congreso (en caso de haber elegido por contexto). Es importante tener un esquema general del programa del evento, esto es para saber cuántos ponentes se necesitan, siempre tomando en cuenta el presupuesto con el que se cuenta para traerlos y los días disponibles en el auditorio. El hecho de que se trate de un congreso internacional no quiere decir que aquellas personalidades nacionales no podrán ser invitadas, al contrario, la interacción entre culturas e ideologías enriquece el conocimiento que comúnmente se adquiriría en un congreso nacional.

Después de elegir a las probables personalidades que asistirán a nuestro evento ya se puede empezar a elaborar el diseño de la imagen del congreso. El equipo del área de diseño y publicidad se encargarán exclusivamente de este rubro.

5.Búsqueda de patrocinadores

Algunas de las características con las que es recomendable que cuenten los integrantes del área de patrocinios son: tener facilidad de palabra y persuasión, saber redactar, tener contactos, de preferencia deberán contar con auto propio, tener flexibilidad de tiempo y que puedan ser fácilmente localizables.

6.Cartas a ponentes

Las personas que estarán encargadas de ésta área deben entender que al menos deben manejar un 60% del inglés, ya que esto les permitirá una mejor comunicación a las personas que estarán invitadas a éste evento.

Estas son algunas de las actividades previas a mandar las cartas de invitación a los ponentes:

• Ponerse en contacto con el área de tesorería para saber cuál será el presupuesto con el que cuenta.

• Investigar cuánto cuestan los vuelos correspondientes a los países de donde vienen los ponentes (muchas veces son personas que viajan constantemente, en ese caso hay que contemplar un rango mayor aproximado en caso de que la persona se encuentre en un lugar más lejano del que creemos).

• Investigar posibilidades de patrocinios en vuelos, hospedaje, comidas y transporte (para esto hay que hablar constantemente con el área de patrocinios para checar la factibilidad de sus propuestas).

• Investigar qué ofrecen hacia este tipo de eventos las respectivas embajadas de los países originarios de nuestros ponentes (es importante que esto lo hagan con suficiente tiempo de anticipación, a veces las respuestas son muy tardadas).

• ¡No salirse del presupuesto! Es muy importante dejar al menos el 30% del presupuesto como dinero de emergencia, por si los precios que calculamos se disparan, sobre todo en el caso de los vuelos, estos aumentan entre más se acerque la fecha del congreso.

7.Difusión y facilidades de pago.

En este punto es indispensable que el área de tesorería haga una relación del costo de la inscripción con respecto al mes en el que los congresistas pagarán su entrada. Esto quiere decir que es tiempo de hacer descuentos  promociones a aquellos que se inscriban antes de la fecha de congreso, ya que este dinero nos ayudará a empezar a pagar los primeros gastos (principalmente vuelos) que se presenten.

8.Organización de logística y traducciones

El área de logística se divide en dos grandes partes: Logística de montajes y logística técnica.

Logística de montajes:

Se refiere a todo el mobiliario requerido para el congreso. Aquí es recomendable que dividan los lugares donde se va a desenvolver el evento para no tener confusiones posteriores. De esta manera, se puede tener mayor control de lo que se necesitará en cada parte.

Logística técnica:

Ésta abarca lo necesario para el buen funcionamiento del sonido y la iluminación. Aquí normalmente se realiza en conjunto con el personal del lugar que se ha reservado, sin embargo, también es necesario coordinarlo ya que cada auditorio tiene sus reglas y el área de logística debe estar al pendiente de lo que se necesite o se solicite por parte del área técnica del lugar, así se puede tener mayor control durante cualquier situación que ocurra durante el congreso.

Cómo ves, preparar un congreso resulta un tema de bastante detalle y esfuerzo, así que si tiene en mente organizar uno, puede comunicarse con nosotros y con gusto atenderemos su solicitud para llevar a cabo este evento que dará de que hablar por un largo tiempo.

Escríbenos a ventas@makaevents.com

Fuente: Eyra del Carmen Pérez Gil